Brouillon en cours de relecture : ce texte n'est pas encore la version définitive.

Contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD)

Version du 4 novembre 2026.

1. Parties

Le responsable du traitement : l'agence immobilière, régie ou gestionnaire titulaire d'un compte BailFix, qui accepte ce contrat (ci-après « l'agence »).
Le sous-traitant : Vibevalse SRL, Rue du Val Saint-Lambert 73, 4100 Seraing, Belgique, BCE 1042.350.419, éditeur de BailFix.

Le lien de l'agence destiné aux locataires n'est activé qu'après l'acceptation de ce contrat : aucune donnée de locataire n'est reçue avant.

2. Objet et durée

Le sous-traitant héberge et met à disposition de l'agence un formulaire de signalement des pannes pour ses locataires et un espace de suivi des demandes, pour la durée d'utilisation du compte. Il ne traite les données que pour ce service.

3. Description du traitement

• Finalité : recevoir et suivre les demandes d'intervention des locataires, et les transmettre aux professionnels choisis par l'agence.
• Personnes concernées : locataires et occupants des logements gérés par l'agence ; artisans et professionnels enregistrés par l'agence dans son carnet.
• Données : nom, téléphone, email facultatif, adresse du logement, type de panne, description, disponibilités, photos de la panne et de la plaque de l'appareil, notes internes de l'agence. Pour le carnet : nom, métier, email ou téléphone professionnels et note de l'agence, conservés tant que l'agence les garde ou jusqu'à la suppression de son compte.
• Opérations : collecte par le formulaire public de l'agence, stockage, consultation par l'agence, préparation d'une fiche pour un professionnel (liens vers les photos valables 7 jours), emails (alerte à l'agence, accusé de réception et suivi de la demande au locataire), suppression.
• Pas de données sensibles demandées au sens de l'article 9 du RGPD. Les photos d'un logement pouvant en révéler incidemment, le formulaire invite le locataire à ne photographier que la panne.

4. Engagements du sous-traitant

• Agir uniquement sur instruction documentée de l'agence : celles données par l'utilisation du service et par ce contrat.
• Garantir la confidentialité : seules les personnes du sous-traitant qui en ont besoin pour faire fonctionner le service accèdent aux données, et elles sont tenues au secret.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées (article 32) : connexions chiffrées, données hébergées dans l'Union européenne, accès de chaque agence limité à ses demandes, photos privées accessibles par liens temporaires et débarrassées de leur position GPS, limites d'envoi et vérification anti-robot, suppression automatique.
• Ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs suivants : Supabase (base de données et fichiers, Francfort), Vercel (hébergement du site, Francfort, transferts encadrés par le Data Privacy Framework), Brevo (emails, France), Cloudflare (vérification anti-robot, transferts encadrés par le Data Privacy Framework). Tout changement est annoncé à l'agence au moins 30 jours à l'avance ; elle peut s'y opposer en fermant son compte.
• Aider l'agence à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes, et lui transmettre sans délai toute demande reçue directement.
• Notifier à l'agence toute violation de données dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification.
• Aider l'agence pour une éventuelle analyse d'impact et la consultation de l'autorité.
• Supprimer les données 90 jours après la clôture d'une demande, et au plus tard 12 mois après son envoi, ou dès la fermeture du compte ; l'agence conserve elle-même ce qu'elle doit garder au-delà.
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre des audits raisonnables, annoncés à l'avance.

5. Engagements de l'agence

• Disposer d'une base légale pour le traitement (l'exécution du bail) et informer ses locataires (la page Vos données peut y servir).
• N'utiliser le service que pour le suivi des réparations des logements qu'elle gère.
• Choisir les professionnels à qui elle transmet une demande, ne leur transmettre que le nécessaire, et répondre seule de ces transmissions : une fois envoyées par email, WhatsApp ou autre, les données échappent à la suppression automatique du service.
• Protéger l'accès à son compte (adresse email professionnelle et sécurisée).
• Décider elle-même de la prise en charge des réparations : les avis affichés au locataire sont une information générale fondée sur les listes régionales officielles.

6. Droit applicable

Droit belge. Contact : privacy@bailfix.be.